Prazo curto, integração de todos os processos, substituição de sistemas legados e gestão centralizada. Sob essa premissa, a Cosmotec, uma das mais importantes distribuidoras de especialidades químicas para a indústria de beleza concluiu o seu novo projeto de TI. O objetivo foi garantir a qualidade e a rastreabilidade dos seus produtos e obter uma administração ampla sobre todas as áreas da empresa. O sistema da companhia Totvs tem permitido a redução no tempo de controle do estoque e uma visão assertiva para o melhor planejamento de compra. Tudo foi implementado em menos de cinco meses e com o redesenho de processos. Além de um caminho natural para suportar o seu crescimento, a adoção de um ERP robusto e de alguns módulos complementares, deu-se em virtude da Joint Venture da empresa com o grupo nipônico Sumitomo, em outubro de 2013.
O projeto previa algumas complexidades, tendo em vista o desafio de garantir a centralização da gestão em um único sistema, perante outros três legados com informações nem sempre compatíveis. A primeira etapa foi fazer um estudo detalhado sobre o funcionamento da companhia para identificar os modelos a serem adotados em seus processos, viabilizando as melhores práticas de negócios.
A partir da definição das rotinas e implementação do software de gestão, tudo passou a ser integrado com os módulos de compras, recebimento, expedição, estoque, faturamento, contabilidade, fiscal, ativo fixo, financeiro e automação e coleta de dados (ACD). Todos os produtos passaram a ter endereçamento no estoque, que podem ser lidos com coletores de dados. Desde o recebimento dos produtos, passando pela expedição e saída do produto para a transportadora, até a emissão da nota, tudo passa a ser registrado e controlado pelo sistema. Os benefícios diretos são maior agilidade e segurança nas informações.
A tecnologia também proporcionou a rastreabilidade, processo imprescindível para garantir o que será enviado ao cliente. Cada produto possui uma especificação técnica, contudo, lotes da mesma matéria-prima podem ter variações, o que representaria, por exemplo, resultados diferentes aos clientes.
Com o controle adequado, desde a origem do recebimento do produto, a empresa estabeleceu uma inspeção precisa de entrada com todas as informações necessárias. Assim que a matéria-prima chega, o time de especialistas da Cosmotec colhe amostras e realiza testes para se certificar sobre as especificações técnicas enviadas pelo fabricante. Assim que validados, o ERP, automaticamente, disponibiliza o produto para o setor de vendas. Com o sistema antigo, o comercial não tinha uma visão precisa sobre os lotes que já haviam passado pelo processo de entrada, nem o tempo que levaria para finalizar tais etapas. A informação não era centralizada e estava em diferentes softwares, o que dificultava a eficiência das vendas e o rápido retorno para os clientes.
Outro ponto crítico era gerenciar os lotes levando em consideração a sua data de validade, atendendo ao conceito FEFO (do inglês, First-Expire, First-Out). O objetivo é garantir que os prazos mais curtos estejam em ordem de prioridade de venda em relação aos mais longos. Com um controle preciso sobre tais processos, a Cosmotec passou a ter uma visão melhor sobre o seu estoque, garantindo maior assertividade comercial. Além disso, por lidar com diferentes variáveis nas demandas dos seus clientes, ter um planejamento estratégico de compra e venda é fundamental à companhia.
A Cosmotec também realiza a venda fracionada dos produtos. Para isso, o ERP Totvs centraliza outros processos de controle, garantindo o registro e a rastreabilidade das novas embalagens geradas. O sistema proporciona uma organização detalhada sobre todas as informações, apoiando a companhia a determinar o preço da embalagem original ou fracionada.
Suportando o desenvolvimento dos nossos negócios, encontramos na parceria com a Totvs um divisor para estabelecermos novas métricas de crescimento. A satisfação sobre os benefícios alcançados, inclusive, resultaram no rollout da tecnologia para outras empresas do Grupo, a CEQ Especialidades Químicas, focada na produção de produtos para embelezamento animal, e a Pet Society, que é a distribuidora dos produtos, comenta Alexandre Picolo, gerente de Tecnologia da Informação da Cosmotec.
Segunda Fase
Finalizada a implementação do ERP, que contemplou todo o Back Office, os módulos especialistas e a automatização do Operacional, a Cosmotec iniciou a segunda fase da adoção tecnológica. O novo projeto engloba a ferramenta de Planejamento e Controle de Produção (PCP), que ofereceu uma camada ainda maior de organização sobre os processos, e o módulo de Importação, que garantiu transparência de informações e importantes orientações para a empresa.
Com um alto índice de importação de produtos, a Cosmotec aprimorou o controle de custos e tudo passou a ser integrado. Assim que o planejamento realiza uma solicitação de compra, o ERP identifica que se trata de uma comercialização proveniente do exterior e aciona o módulo de importação. A ferramenta calcula as fases burocráticas do processo, incluindo as despesas aduaneiras, de transporte, despachante e todos os trâmites legais. Baseando-se em um algoritmo pré-definido, a equipe comercial trabalha em propostas que garantam lucratividade. Tal controle garantiu redução no tempo gasto para tais atividades, ampliando a produtividade da equipe responsável.
Todas as soluções estão hospedadas no Data Center da Totvs, garantindo um ambiente com os níveis de segurança e redundância necessários para a operação. Hoje, a Cosmotec conta com 80 funcionários, sendo 80% usuários do sistema. O projeto na Cosmotec é mais uma forma de mostrarmos ao mercado a nossa capacidade de trabalharmos a essencialidade das nossas soluções. Entendendo de perto as necessidades dos nossos clientes, conseguimos oferecer um apoio especialista e desenvolvido para solucionar gargalos e promover uma gestão a favor dos negócios, finaliza Vladimir Michels, diretor do segmento de Manufatura da empresa de TI.
O projeto previa algumas complexidades, tendo em vista o desafio de garantir a centralização da gestão em um único sistema, perante outros três legados com informações nem sempre compatíveis. A primeira etapa foi fazer um estudo detalhado sobre o funcionamento da companhia para identificar os modelos a serem adotados em seus processos, viabilizando as melhores práticas de negócios.
A partir da definição das rotinas e implementação do software de gestão, tudo passou a ser integrado com os módulos de compras, recebimento, expedição, estoque, faturamento, contabilidade, fiscal, ativo fixo, financeiro e automação e coleta de dados (ACD). Todos os produtos passaram a ter endereçamento no estoque, que podem ser lidos com coletores de dados. Desde o recebimento dos produtos, passando pela expedição e saída do produto para a transportadora, até a emissão da nota, tudo passa a ser registrado e controlado pelo sistema. Os benefícios diretos são maior agilidade e segurança nas informações.
A tecnologia também proporcionou a rastreabilidade, processo imprescindível para garantir o que será enviado ao cliente. Cada produto possui uma especificação técnica, contudo, lotes da mesma matéria-prima podem ter variações, o que representaria, por exemplo, resultados diferentes aos clientes.
Com o controle adequado, desde a origem do recebimento do produto, a empresa estabeleceu uma inspeção precisa de entrada com todas as informações necessárias. Assim que a matéria-prima chega, o time de especialistas da Cosmotec colhe amostras e realiza testes para se certificar sobre as especificações técnicas enviadas pelo fabricante. Assim que validados, o ERP, automaticamente, disponibiliza o produto para o setor de vendas. Com o sistema antigo, o comercial não tinha uma visão precisa sobre os lotes que já haviam passado pelo processo de entrada, nem o tempo que levaria para finalizar tais etapas. A informação não era centralizada e estava em diferentes softwares, o que dificultava a eficiência das vendas e o rápido retorno para os clientes.
Outro ponto crítico era gerenciar os lotes levando em consideração a sua data de validade, atendendo ao conceito FEFO (do inglês, First-Expire, First-Out). O objetivo é garantir que os prazos mais curtos estejam em ordem de prioridade de venda em relação aos mais longos. Com um controle preciso sobre tais processos, a Cosmotec passou a ter uma visão melhor sobre o seu estoque, garantindo maior assertividade comercial. Além disso, por lidar com diferentes variáveis nas demandas dos seus clientes, ter um planejamento estratégico de compra e venda é fundamental à companhia.
A Cosmotec também realiza a venda fracionada dos produtos. Para isso, o ERP Totvs centraliza outros processos de controle, garantindo o registro e a rastreabilidade das novas embalagens geradas. O sistema proporciona uma organização detalhada sobre todas as informações, apoiando a companhia a determinar o preço da embalagem original ou fracionada.
Suportando o desenvolvimento dos nossos negócios, encontramos na parceria com a Totvs um divisor para estabelecermos novas métricas de crescimento. A satisfação sobre os benefícios alcançados, inclusive, resultaram no rollout da tecnologia para outras empresas do Grupo, a CEQ Especialidades Químicas, focada na produção de produtos para embelezamento animal, e a Pet Society, que é a distribuidora dos produtos, comenta Alexandre Picolo, gerente de Tecnologia da Informação da Cosmotec.
Segunda Fase
Finalizada a implementação do ERP, que contemplou todo o Back Office, os módulos especialistas e a automatização do Operacional, a Cosmotec iniciou a segunda fase da adoção tecnológica. O novo projeto engloba a ferramenta de Planejamento e Controle de Produção (PCP), que ofereceu uma camada ainda maior de organização sobre os processos, e o módulo de Importação, que garantiu transparência de informações e importantes orientações para a empresa.
Com um alto índice de importação de produtos, a Cosmotec aprimorou o controle de custos e tudo passou a ser integrado. Assim que o planejamento realiza uma solicitação de compra, o ERP identifica que se trata de uma comercialização proveniente do exterior e aciona o módulo de importação. A ferramenta calcula as fases burocráticas do processo, incluindo as despesas aduaneiras, de transporte, despachante e todos os trâmites legais. Baseando-se em um algoritmo pré-definido, a equipe comercial trabalha em propostas que garantam lucratividade. Tal controle garantiu redução no tempo gasto para tais atividades, ampliando a produtividade da equipe responsável.
Todas as soluções estão hospedadas no Data Center da Totvs, garantindo um ambiente com os níveis de segurança e redundância necessários para a operação. Hoje, a Cosmotec conta com 80 funcionários, sendo 80% usuários do sistema. O projeto na Cosmotec é mais uma forma de mostrarmos ao mercado a nossa capacidade de trabalharmos a essencialidade das nossas soluções. Entendendo de perto as necessidades dos nossos clientes, conseguimos oferecer um apoio especialista e desenvolvido para solucionar gargalos e promover uma gestão a favor dos negócios, finaliza Vladimir Michels, diretor do segmento de Manufatura da empresa de TI.
